L'hôtesse d’accueil assure le premier accueil physique et téléphonique des usagers. Cette activité exige une mémoire efficace et rapide. Il faut retenir beaucoup de numéros de téléphone, la localisation du service, le nom de l'interlocuteur, sa fonction, ses horaires de présence et ses absences, les endroits où figurent les informations, les physionomies et les voix.
L'hôtesse sait évaluer correctement et rapidement les situations, comme la compréhension de l'usager et de sa satisfaction pendant la relation orale. Elle doit protéger la confidentialité et gérer une file d'attente. Ceci l'amène à mener simultanément plusieurs tâches. Elle anticipe et organise : prévient le besoin des personnes et leurs erreurs, est attentive et vigilante aux allées et venues du personnel et des usagers. Elle réactualise constamment les données pour bien communiquer les informations.